OSO-uitwisseling DigiDoor-Magister
Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Magister. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ervoor
dat de dossiers alleen via een beveiligde verbinding tussen beide systemen worden overgedragen. In
deze handleiding wordt beschreven hoe je in DigiDoor de dossiers klaarzet voor de overdracht naar Magister en hoe je deze vervolgens in Magister op kunt vragen.
Stap 1 - Klaarzetten OSO-dossier in DigiDoor
Het klaarzetten van OSO-dossiers in DigiDoor voor de overdracht naar Magister is alleen mogelijk voor medewerkers met de rol:
- VO Applicatiebeheer
- VO Administratie
Ga in het Menu naar + OSO en vervolgens naar menu-item - OSO klaarzetten. Het scherm 'Klaarzetten dossiers t.b.v. OSO-koppeling' verschijnt;
In het scherm zie je een lijst met leerlingen waarvan je het OSO-dossier kunt klaarzetten. Je kunt deze lijst met behulp van een zoekfilter nog verder verfijnen. Onderaan de lijst staat een selectievakje 'Alles selecteren'. In verband met de grootte van de OSO-dossiers kunnen er maximaal 30 dossiers tegelijk worden klaargezet. Klik vervolgens op de blauwe knop Klaarzetten OSO-dossier(s);
Van de geselecteerde leerlingen wordt nu het dossier klaargezet. Als het gelukt is om het dossier klaar te zetten, verschijnt er een groen vinkje in de kolom 'Klaargezet', met vermelding van datum en tijd. Mocht het niet gelukt zijn om een dossier klaar te zetten, dan kun je even contact opnemen met onze helpdesk (support@digidoor.nl).
Stap 2 - Aanmaken CSV-bestand in DigiDoor
Bij het opvragen van het OSO-dossier in Magister heb je een
burgerservicenummer nodig. In DigiDoor kun je een CSV-bestand met
burgerservicenummers aanmaken. Hieronder staat beschreven hoe je dit kunt
doen.
Ga in het Menu naar + OSO en vervolgens naar menu-item - OSO - CSV. Het scherm 'Downloaden bestand' verschijnt;
Druk op de blauwe pijl om het bestand te downloaden en sla dit bestand vervolgens op je computer op.
Binnen-brin uitwisseling:
Een belangrijk verschil met de “oude” manier van inlezen is dat de OSO-dossiers nu bij DigiDoor (en dus niet meer bij de basisschool) worden opgevraagd. De OSO-dossiers zijn door de basisschool al ingelezen in DigiDoor. Daarna hebben ze deze dossiers aangevuld met o.a. het overdrachtsformulier. Vervolgens gaan de gegevens van DigiDoor naar Magister. Dit wordt de zgn. 'binnen-brin uitwisseling' genoemd. Voer bij het opvragen van een OSO-dossier dus altijd je eigen BRIN-nummer in. Indien jouw school over meerdere locaties beschikt, met elk een eigen BRIN-nummer, kies dan de gewenste locatie.
Stap 3a - Opvragen OSO-dossier nieuwe leerling in Magister
Gebruik dit stappenplan als je een OSO-dossier opvraagt van een leerling die nog niet in de database van Magister staat.
Ga naar Leerlingen > Leerlingen > Overdrachtsdossier opvragen en klik op 
om een dossier op te vragen. Onder deze knop staan de volgende 3 opties, kies voor Collectief nieuwe aanvragen per basisschool;
Onderstaand scherm verschijnt. Zorg dat bij Bron school en BRIN bron de gegevens van jouw eigen school staan! Het aanleverpunt dat genoemd wordt, staat los van de BRIN-vestiging en hoeft dus niet overeen te komen. Klik op
Voer nu per leerling het burgerservicenummer in. Het is handig om hierbij met twee schermen te werken, met op het ene scherm het CSV-bestand uit DigiDoor (zie stap 1) en op het andere onderstaand scherm in Magister. Kopieer het burgerservicenummer in de CSV-lijst (ctrl+c), plak dit vervolgens in Magister (ctrl+v) en druk op Enter. Herhaal dit voor alle leerlingen waarvan je een OSO-dossier in DigiDoor hebt klaargezet (stap 1) en klik op Voltooien, rechtsonder in het scherm;
Alle leerlingen waarvan een overdrachtsdossier opgevraagd kan worden, staan nu in het overzichtsscherm. Let erop dat in de kolommen BRIN bron en Bron school inderdaad de eigen school vermeld staat. Als de minimale gegevens aanwezig zijn (status 'Klaar om op te vragen') kunnen de dossiers vervolgens in één keer worden opgevraagd. Selecteer daartoe het afgebeeld selectievakje, linksboven naast Status, in onderstaand scherm;
Klik met de rechtermuisknop in het overzicht. Er verschijnt een keuzemenu, kies voor Aanvragen;
De dossiers worden nu voor alle geselecteerde leerlingen opgevraagd. Als de aanvraag is gelukt, verschijnt de melding 'Er is/zijn xx overstapdossier aanvragen verstuurd'. Klik op OK;
Raadpleeg tot slot de voortgangsbalk ‘Voortgang verwerken’, boven in het overzicht. De gegevens zijn succesvol opgehaald wanneer deze balk gevuld is en de indicatie 'klaar' wordt getoond. In de kolom 'Status' en het veld 'Statusomschrijving' is te zien hoe de aanvraag is verlopen.
Stap 3b - Opvragen OSO-dossier bestaande leerling in Magister
Gebruik dit stappenplan als je een OSO-dossier opvraagt van een leerling die al in de database van Magister staat.
Ga naar Leerlingen > Leerlingen > Overdrachtsdossier opvragen en klik op
In de wizard kan gezocht worden binnen alle leerlingen, actieve leerlingen en leerlingen in een aanmeldingsgroep. Selecteer de optie actieve leerlingen en pas de selectiecriteria aan om de juiste leerlingen te kunnen kiezen. Klik op
Vink in het volgende scherm de gewenste leerlingen aan en klik op 
;
Let op! Als bij een leerling geen persoonsgebonden nummer/BSN is ingevuld, kan Magister geen aanvraag voor die
leerling doen. Nadat die leerling is aangevinkt, komt de melding 'De leerling is niet toegevoegd aan het overzicht
omdat het PGN ontbreekt'. Voer alsnog het PGN in op de leerlingdetailkaart ‘Registraties’.
De leerlingen worden nu toegevoegd aan het scherm Overdrachtsdossier opvragen. Zorg dat bij Bron school en BRIN bron de gegevens van jouw eigen school staan. Ga hiervoor naar Actie en selecteer de optie Collectief BRIN bron wijzigen;
Het scherm Collectief BRIN-nummer van bron wijzigen verschijnt. Vul bij BRIN bron het BRIN-nummer van jouw eigen school in. Vink bij voorkeur 'Aanleverpunt selecteren' aan en kies bij 'Aanleverpunt' voor RIS met vermelding van jouw schoolnaam en DigiDoor. Klik vervolgens op Voltooien;
Alle leerlingen waarvan een overdrachtsdossier kan worden opgevraagd, staan nu in het overzichtsscherm. Let erop dat in de kolommen
BRIN bron en Bron school inderdaad de eigen school vermeld staat. Als de minimale gegevens aanwezig zijn (status 'Klaar om op te vragen') kunnen
de dossiers vervolgens in één keer opgevraagd worden. Selecteer de
gewenste leerlingen waarvan je het dossier nog wilt ophalen;
Klik met de rechtermuisknop in het overzicht. Er verschijnt een keuzemenu, kies voor Aanvragen;
De dossiers worden nu voor alle geselecteerde leerlingen opgevraagd. Als de aanvraag is gelukt, verschijnt de melding 'Er is/zijn xx overstapdossier aanvragen verstuurd'. Klik op OK;
Raadpleeg tot slot de voortgangsbalk ‘Voortgang verwerken’, boven in het overzicht. De aanvragen zijn verwerkt wanneer deze balk gevuld is en de indicatie 'klaar' wordt getoond. In de kolom 'Status' en het veld 'Statusomschrijving' is te zien hoe de aanvraag is verlopen.
De gegevens zijn nu wel geïmporteerd, maar nog niet verwerkt in Magister. In paragraaf 3.2 'OSO-dossier' van de 'Handleiding OSO Uitwisseling' (versie 2.0/augustus 2024) wordt beschreven hoe je de geïmporteerde gegevens daadwerkelijk in Magister kunt verwerken. Met de actie ‘Verwerken’ worden de gegevens uit het overstapdossier in de juiste velden in Magister geplaatst. Bestaande gegevens in Magister worden niet overschreven met gegevens uit het dossier. Alleen ontbrekende gegevens worden aangevuld, met uitzondering van het schooladvies van de basisschool en de resultaten van de doorstroomtoets.
Related Articles
OSO-uitwisseling DigiDoor-Presentis
Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Presentis. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...OSO-uitwisseling DigiDoor-Somtoday
Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Somtoday. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...OSO
OSO Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je gegevens vanuit het administratiepakket veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ervoor dat een ...Nieuw dossier aanmaken (OSO-ParnasSys)
In deze instructie wordt uitgelegd hoe u in DigiDoor en/of DigiPlan één of meerdere dossiers vanuit ParnasSys kunt inlezen. Voordat deze instructie gevolgd kan worden moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: uw school moet OSO-gecertificeerd ...Nieuw dossier aanmaken (OSO-ESIS)
Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je gegevens vanuit ESIS veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. In deze handleiding wordt beschreven hoe je in ESIS de OSO-dossiers klaarzet voor de overdracht naar DigiDoor en hoe je deze vervolgens in ...