Export zip-bestand DigiDoor-Somtoday

Vanuit DigiDoor kunnen diverse onderdelen van het overstapdossier omgezet worden naar een PDF-bestand. Deze verschillende onderdelen kun je 'zippen' (comprimeren) naar één zip-bestand, waarna dit zip-bestand als bijlage kan worden ingelezen in Somtoday.

Voorwaarde is dat het leerlingnummer van Somtoday in Digidoor staat geregistreed is. 

Het aanmaken van een zip-bestand in DigiDoor is alleen mogelijk voor medewerkers met de rol:

1. VO Applicatiebeheer
   

Aanmaken zip-bestand in DigiDoor

Ga in het menu naar + Schooljaar en kies het juiste schooljaar (het schooljaar waarin de leerling de basisschool verlaat). Het rood gekleurde schooljaar is het geselecteerde schooljaar;

      

Ga vervolgens naar menu-item + Koppelingen. Je kunt nu een keuze maken uit de verschillende onderdelen die je kunt exporteren;

      

       Ambas PDF         =  Ambassadeursnotities (notities m.b.t. de warme overdracht)
       DigiM PDF          =  DigiMail (overzicht correspondentie via DigiMail)
       Overdr PDF        =  Overdrachtsformulier (tabblad Overdracht in het overstapdossier)
       Proc PDF            =  Procesinfo (informatie m.b.t. collegiaal consult, TLV-aanvraag etc.)
       Schooladv PDF  =  Schooladvies
       Bijlage GF           =  Bijlagen (door basisschool aan overstapdossier toegevoegd)
       Aanm PDF          =  Digitaal aanmeldformulier (ingevuld door ouders)

Na het maken van een keuze verschijnt er een overzicht met leerlingen, waarvan je het geselecteerde onderdeel kunt exporteren;

     

Je kunt nu de leerlingen selecteren waarvoor je een PDF-bestand wilt aanmaken. Onderaan de lijst kun je ook kiezen voor de optie Alles selecteren;

Klik op de blauwe button Aanmaken bestand. Er wordt nu per leerling een PDF-bestand voor het gekozen item aangemaakt.

Let op: bij bepaalde onderdelen kan het zijn dat niet alle leerlingen in één keer geëxporteerd kunnen worden. Herhaal in dat geval bovenstaande stappen voor de nog overgebleven leerlingen.

    

Als het aanmaken van de bestanden klaar is, verschijnt het volgende scherm. Door op de blauwe button Zippen te klikken, worden alle individuele bestanden ingepakt in één (gecomprimeerd) zip-bestand;

 

Als dit is gelukt, verschijnt ter bevestiging hiervan de volgende melding. Klik op Sluiten;

 

      

Nu kun je het zip-bestand downloaden. Klik op  om het downloaden te starten;

   

Herhaal deze stappen zo nodig voor de overige onderdelen van het overstapdossier

Vrijgeven reeds geëxporteerde dossiers t.b.v. export zip-bestand 

Is er een probleem met een zip bestand of gaat er iets anders mis tijdens het exporteren, dan kunnen de bestanden van reeds geselecteerde leerlingen nogmaals geëxporteerd worden door deze eerst weer vrij te geven voor het desbetreffende onderdeel.

Ga in het menu-item + Koppelingen naar het submenu Geëxporteerd en selecteer vervolgens het onderdeel dat je wilt vrijgeven;

Er verschijnt een lijst met leerlingen waarvan reeds bestanden zijn geëxporteerd. Selecteer de gewenste leerlingen. Onderaan de lijst kun je ook kiezen voor de optie Alles selecteren;

      

Klik op de blauwe button Reset gegevens;

Je kunt nu weer verdergaan met de stappen die hierboven bij Aanmaken zip-bestand in DigiDoor zijn beschreven;

Inlezen zip-bestand in Somtoday 

Ga in Somtoday naar menukeuze Beheer en vervolgens naar tabblad Import/Export;

Kies bij tabel Imports voor LVS-bijlagen, waarna het volgende scherm verschijnt;

     

Via de knop Bladeren kun je het gedownloade Zip-bestand opzoeken en selecteren;

Kies bij Soort het item Overig uit de lijst. Dit geldt voor alle onderdelen die geëxporteerd zijn. De keuze achter Koppeling kan leeg blijven;

Vul bij Omschrijving de juiste omschrijving in, die hoort bij de inhoud van het zip-bestand. Gebruik hiervoor de omschrijving uit onderstaande tabel;

     

Zet een vinkje in het selectievakje achter Dubbele bestanden negeren?;

 

Klik vervolgens op de knop Bestand inlezen, rechtsonder in het scherm. Het bestand wordt nu ingelezen.

Let op! Bij het inlezen van het zip-bestand met bijlagen (ExportBijlagen_VO_*.zip) kan het voorkomen dat een bestand in het zip-bestand te groot is om in Somtoday in te lezen. Hier verschijnt een melding van in het logbestand. Is dit het geval, voeg dan de bijlage handmatig aan het dossier in Somtoday toe. Dit kun je doen door eerst dit bestand uit het zip-bestand te kopiëren en deze vervolgens als losstaand bestand op te slaan. Vervolgens kun je dit losstaande bestand weer inlezen in Somtoday.

• Related Articles

• OSO-uitwisseling DigiDoor-Somtoday

  Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Somtoday. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

• TLV-aanvraag DigiDoor > Indigo

  Zodra de VO-school een aanmeldformulier heeft ontvangen, kan het dossier van de betreffende leerling worden geclaimd en in behandeling worden genomen. Voorwaarde is wel dat het dossier door de basisschool is voltooid. Nog niet voltooide dossiers ...

• OSO-uitwisseling DigiDoor-Presentis

  Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Presentis. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

• OSO-uitwisseling DigiDoor-Magister

  Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Magister. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

• Bijwerken leerlinggegevens vanuit SomToday

  Bijwerken leerlinggegevens vanuit SomToday Indien gebruik gemaakt wordt van SomToday dan kunnen de NAW gegevens van de leerling bijgewerkt worden in DigiDoor door deze vanuit SomToday te exporteren en in te lezen in SomToday. Hierbij kan voor het ...