Invullen dossier (VS)
Het invullen van een dossier is alleen mogelijk voor medewerkers
met de rol:
- VS Applicatiebeheer
- VS Medewerker
- VS Administratie (alleen tabblad Algemeen en Aanbod)
Inloggen
Ga naar de website van DigiDoor en druk dan op de tegel links in het scherm;
Nadat je de gevraagde inloggegevens hebt ingevuld, verschijnt het startscherm.
Een dossier selecteren
Druk in het Menu (blauwe kolom links) op het item + Dossiers;
Het scherm 'Overzicht peuters' verschijnt. Je kunt nu bekijken of er voor de betreffende peuter al een
dossier in DigiDoor is aangemaakt. Als je de naam van de peuter al in het overzicht ziet staan, is er al een dossier aangemaakt en kun je verder met het invullen ervan. Als er nog geen dossier van de peuter is aangemaakt, dan zie je de naam van de peuter nog niet in het overzicht staan. In de handleiding Aanmaken/claimen dossier (VS) staat beschreven hoe je dit kunt doen. Let op: voor het aanmaken/claimen van een dossier
dien je te kunnen beschikken over het burgerservicenummer van de
peuter. Kun jij dit niet, vraag dan een collega met de rol VS Applicatiebeheer of VS Administratie om het dossier aan te maken.
Ga vervolgens naar het dossier van de peuter door in het overzicht op zijn/haar naam te klikken. Het volgende scherm verschijnt;
Hoe ziet een dossier er uit en hoe werkt het?
Zoals je hierboven kunt zien, bestaat een dossier uit een aantal tabbladen. Het dossier start altijd op in het tabblad 'Algemeen'. De niet-actieve tabbladen kun je herkennen aan een blauwe achtergrond met witte letters. Door op een tabblad te klikken, ga je naar het bijbehorende scherm. Vergeet niet om eerst de aangebrachte wijzigingen op te slaan voordat je naar een ander tabblad gaat! Dit geldt natuurlijk ook als je van het ene naar het andere dossier wilt switchen.
Belangrijk: voor het "navigeren" in DigiDoor maak je gebruik van de menu-structuur, de tabbladen en de knoppen. Gebruik niet de pijltjes-toetsen van de internetbrowser!
Tabblad Algemeen
Bij het aanmaken/claimen van het dossier zijn al een aantal gegevens ingevuld. Je kunt daarna nog de volgende items invullen:
Kind:
Geslacht en plaats in het gezin;
Kinderopvang:
Contactpersoon: er kunnen maximaal twee contactpersonen aan een dossier worden gekoppeld. Deze contactpersoon ontvangt bijvoorbeeld de DigiMail die door een andere betrokkene, zoals bijvoorbeeld de leerkracht van de nieuwe basisschool, wordt verstuurd;
Ouders/wettelijk vertegenwoordigers:
Hier kan de toestemming van ouders voor overdracht van het dossier aan de ontvangende basisschool worden geregistreerd. Let op: ouders kunnen dit ook zelf in hun eigen tabblad doen. Als ze dat al hebben gedaan, dan wordt dit uiteraard ook hier in het tabblad Algemeen getoond. Registreer dus in dit tabblad de toestemming als ouders aangeven dat ze niet in staat zijn de om dit zelf te doen en aan jullie hebben gevraagd om dit voor hen te doen.
Tabblad Aanbod
Ook dit
tabblad kan al (deels) zijn ingevuld door een medewerker met de
rol VS Applicatiebeheer of VS Administratie. Als er sprake is van een
VE-indicatie, dan heeft een medewerker van De Schoor het dossier
aangemaakt en staat bij 'VE-indicatie' het selectievakje 'Ja' ingevuld.
In het tabblad Bijlagen heeft de medewerker van De Schoor ook de
indicatiebrief aan het
dossier toegevoegd. Bij 'Datum plaatsing' kun je de datum vermelden
waarop de peuter bij jullie organisatie is geplaatst. Bij 'Periode' kun
je het aanbod vastleggen. Druk op de groene knop Toevoegen periode, kies
het soort aanbod (regulier- of VE-aanbod) en vul de start en
(verwachte) einddatum en het aantal dagdelen in. Als er sprake is van
deelname aan Spelen Leren Thuis-activiteiten kun je dat hier ook
vastleggen.
Vergeet niet om tussentijds op te slaan (knop Opslaan). Gebruik de rechterknop Opslaan en voltooien als je vindt dat dit tabblad volledig is ingevuld en je niet verwacht dat je dit op korte termijn nog verder gaat bewerken. Mocht je dit later alsnog willen doen, dan is dat overigens wel mogelijk. gebruik dan de groene knop Vrijgeven (zie afbeelding hieronder). Deze knop komt, nadat je dit tabblad hebt voltooid, in plaats van de eveneens groene knop Toevoegen periode.
Tabblad Ondersteuning
Dit tabblad bestaat uit een aantal vragen, die je met 'ja' of 'nee' kunt beantwoorden. Druk op Opslaan als je tussentijd de door jou aangebracht wijzigingen wilt bewaren. Klik op Opslaan en voltooien als je denkt dat je dat dit tabblad
volledig is ingevuld en je niet verwacht dat je dit op korte termijn nog
verder gaat bewerken. Mocht je dit later alsnog willen doen, dan is dat
overigens wel mogelijk. gebruik dan de groene knop Vrijgeven. Deze knop verschijnt, nadat je dit tabblad hebt voltooid, linksonder in het scherm. Als je op het blauw i-icoontje drukt, verschijnt er een tekstveld met aanvullende informatie.
Tabblad Overdracht
Dit tabblad begint met de vraag of je voor de overdracht gebruik wilt maken van het overdrachtsformulier uit het eigen kindvolgysteem. Selecteer je de optie 'Ja' dan dien je in het tabblad 'Bijlage' het overdrachtsformulier als PDF-document aan het overstapdossier toe te voegen. Hoe je dit kunt doen, staat in de volgende alinea beschreven;
Als je hier de optie 'nee' selecteert, dan verschijnt het overdrachtsformulier van DigiDoor zelf in beeld. Het overdrachtsformulier is opgedeeld in een aantal ontwikkelgebieden. Bij elk ontwikkelgebied staan een aantal vragen die je dient te beantwoorden. Je kunt hierbij kiezen uit 'vaak', 'soms' en '(nog) niet'. Bij sommige vragen staat een blauw i-tje met aanvullende informatie;
Elk ontwikkelgebied wordt afgesloten met een tekstvak, waarin je eventuele bijzonderheden m.b.t. dit ontwikkelgebied kunt toelichten;
Tabblad Bijlagen
In dit tabblad kun je bijlagen aan het overstapdossier toevoegen. Druk op de blauwe knop Toevoegen;
Onderstaand scherm verschijnt. Kies de gewenste bijlagesoort, vul bij onderwerp de naam/titel van de bijlage in (bijv. Overdrachtsformulier) en druk op de grijze knop Bladeren. Je kunt dan in je eigen laptop/pc het betreffende bestand opzoeken en selecteren. Sluit af met Opslaan;
Tabblad Ouders
Dit tabblad is alleen door de ouders zelf in te vullen. In het scherm wordt getoond wat ouders eventueel hebben ingevuld bij 'Zienswijze ouders', welke aanvullende informatie zij nog mee willen geven aan de basisschool en of zij zelf de toestemming voor overdracht hebben geregistreerd. In het tabblad 'Algemeen' kunnen jullie zelf de toestemming registreren als ouders aangeven dat ze niet in staat zijn de om dit zelf
te doen en aan jullie hebben gevraagd om dit voor hen te doen.
Tabblad DigiMail
Klik eerst op het tabblad '.. 2 .. meer', helemaal rechts in de tabbladenbalk. In dit tabblad staan de mailtjes die via het interne mailsysteem DigiMail zijn verstuurd;
Als er een nieuw, nog niet door jou gelezen bericht klaarstaat, dan knippert het item Email (bovenin de gele balk) en staat tussen haakjes vermeld om hoeveel berichten het gaat;
Door op het item Email te klikken, kom je in het menu van de DigiMail. Dit menu start automatisch op met het tabblad 'DigiMail In'. Je kunt op het bericht klikken om het te lezen. Wil je zelf een nieuwe DigiMail versturen? Klik dan op het tabblad DigiMail Nieuw. Selecteer een ontvanger door op de blauwe knop Aan te drukken.
het volgende scherm verschijnt. Selecteer de gewenste gegevens, door op het rechter pijltje te klikken open je het keuzemenu. Selecteer bij 'Gebruikers' de medewerker naar wie je de mail wilt versturen en druk daarna op de grijze knop Aan. De naam van de betreffende medewerker verschijnt nu in de kolom 'Geadresseerden'. Druk hierna op de blauwe knop Akkoord;
Je kunt nu verder met het invullen van het onderwerp en het opstellen van je bericht, druk tot slot op de blauwe knop Verzenden;
Tabblad Procesinfo
In dit tabblad worden alle acties getoond die met betrekking tot dit specifieke overstapdossier al zijn uitgevoerd.
Related Articles
Aanmaken/claimen dossier (VS)
Nadat ouders hun kind bij een voorschoolse instelling hebben ingeschreven, wordt er door de voorschool een nieuw dossier aangemaakt. Als er voor het kind een VE-indicatie is afgegeven, dan heeft de afdeling Toeleiding van de Schoor dit al gedaan. In ...Claimen overstapdossier VS-PO (PO)
Nadat de basisschool het kind heeft ingeschreven, kan het dossier van deze nieuwe leerling worden geclaimd. Voorwaarde is wel dat de voorschoolse instelling een dossier heeft gemaakt en dat de ouders toestemming hebben gegeven voor de overdracht ...Invullen tabblad Algemeen
Het invullen en bewerken van een leerlingdossier is alleen mogelijk voor medewerkers met de rol: PO Applicatiebeheer PO Medewerker bovenbouw Ga in het Menu naar + Leerlingen en kies vervolgens voor het submenu – Leerlingen. Er verschijnt een scherm ...Toevoegen bijlagen aan het overstapdossier
Het toevoegen van bijlagen aan het overstapdossier is alleen mogelijk met de rol: PO Medewerker bovenbouw PO Applicatiebeheer Toevoegen vanuit het LAS m.b.v. de OSO-koppeling Je kunt er voor kiezen om met behulp van de OSO-koppeling bijlagen uit het ...Vrijgeven tabblad Algemeen
Het vrijgeven van een dossier is alleen mogelijk voor medewerkers met de rol: PO Applicatiebeheer PO Medewerker bovenbouw Vrijgeven tabblad Algemeen Ga in het Menu naar + Leerlingen en kies vervolgens voor het submenu – Leerlingen. Er verschijnt een ...