OSO-uitwisseling DigiDoor-Somtoday

Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Somtoday. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ervoor dat de dossiers alleen via een beveiligde verbinding tussen beide systemen worden overgedragen. In deze handleiding wordt beschreven hoe je in DigiDoor de dossiers klaarzet voor de overdracht naar Somtoday en hoe je deze vervolgens in Somtoday op kunt vragen.

Stap 1 - Klaarzetten OSO-dossier in DigiDoor

Het klaarzetten van OSO-dossiers in DigiDoor voor de overdracht naar Somtoday is alleen mogelijk voor medewerkers met de rol:

1.  VO Applicatiebeheer
2.  VO Administratie
   

Ga in het Menu naar + OSO en vervolgens naar menu-item - OSO Klaarzetten.  Het scherm 'Klaarzetten dossiers t.b.v. OSO-koppeling' verschijnt;

         

     

In het scherm zie je een lijst met leerlingen waarvan je het OSO-dossier kunt klaarzetten. Je kunt deze lijst met behulp van een zoekfilter nog verder verfijnen. Onderaan de lijst staat een selectievakje 'Alles selecteren'. In verband met de grootte van de OSO-dossiers kunnen er maximaal 30 dossiers tegelijk worden klaargezet. Druk vervolgens op de blauwe knop Klaarzetten OSO-dossier(s);

    
Van de geselecteerde leerlingen wordt nu het dossier klaargezet. Als het gelukt is om het dossier klaar te zetten, verschijnt er een groen vinkje in de kolom 'Klaargezet', met vermelding van datum en tijd.

Herhaal deze stappen voor de overige leerlingen totdat alle leerlingen klaargezet zijn.

Mocht het niet gelukt zijn om een dossier klaar te zetten, dan kun je even contact opnemen met onze helpdesk  via 085 301 92 36 of support@digidoor.nl.   

Stap 2 - Aanmaken CSV-bestand in DigiDoor

Bij het opvragen van het OSO-dossier in Somtoday heb je een burgerservicenummer nodig. In DigiDoor kun je een CSV-bestand met burgerservicenummers aanmaken. Hieronder staat beschreven hoe je dit kunt doen.

Ga in het Menu naar + OSO en vervolgens naar menu-item - OSO - CSV.  Het scherm 'Downloaden bestand' verschijnt;

     

Druk op de blauwe pijl om het bestand te downloaden en sla dit bestand vervolgens op je computer op.

Binnen-brin uitwisseling:

Een belangrijk verschil met de “oude” manier van inlezen is dat de OSO-dossiers nu bij DigiDoor (en dus niet meer bij de basisschool) worden opgevraagd. De OSO-dossiers zijn door de basisschool al ingelezen in DigiDoor, waarna zij deze hebben aangevuld met o.a. het overdrachtsformulier. Vervolgens gaan de gegevens van DigiDoor naar Somtoday. Dit wordt de zgn. 'binnen-brin uitwisseling' genoemd. Indien jouw school over meerdere locaties beschikt, met elk een eigen BRIN-nummer, kies dan de gewenste locatie.

Stap 3a - Opvragen OSO-dossier nieuwe leerling in Somtoday

Gebruik dit stappenplan als je een OSO-dossier opvraagt van een leerling die nog niet in de database van Somtoday staat.

Ga naar Onderwijs > Overdracht > OSO:

      

Deze menuoptie leidt standaard naar de overzichtspagina Dossiers aanvragen.

Klik op de button Collectief aanvragen, rechtsonder in het scherm, en kies vervolgens voor de optie Voor nieuwe leerlingen, middels een CSV import;

     

Het scherm OSO dossieraanvragen maken via CSV-import verschijnt. Vul bij Brin aanvragende school (1) het BRIN-nummer van jouw eigen school/locatie in en geef de verwachte vestiging op (2);

     

Klik op de button Bestand kiezen en selecteer het in DigiDoor aangemaakte CSV bestand. Klik vervolgens op de button Importeren (3), rechtsonder in het scherm. Er worden eventueel importfouten getoond;

Zijn er geen importfouten dan kun je nu op de knop Opslaan drukken om de OSO-dossiers aan te vragen. Als het bestand helemaal goed is, worden de aanvragen klaargezet en verstuurd om het dossier op te halen;

Als de OSO-overdracht geslaagd is (status Overdracht gereed), worden de leerlingen uit het bestand in het Leerlingregistratieportaal  geplaatst. Ga hiervoor naar Leerlingen > Leerlingregistratieportaal, hier staan de leerlingen uit het bestand dat geïmporteerd is, met daarbij vermeld het kenmerk OSO. Start de wizard door op het potloodje te klikken en volg vanaf hier de stappen in de wizard.

      

     

Stap 3b - Opvragen OSO-dossier bestaande leerling in Somtoday

Gebruik dit stappenplan als je een OSO-dossier opvraagt van een leerling die al in de database van Somtoday staat.

Ga naar Onderwijs > Overdracht > OSO:

      

Vink de gewenste leerling aan en klik op de knop Opnieuw aanvragen. Als de OSO-overdracht geslaagd is (status Overdracht gereed), kan de leerling verwerkt worden via het Leerlingregistratieportaal.

Ga naar Leerlingen > Leerlingregistratieportaal. Kies de optie 'Ja' bij 'Al geregistreerd', selecteer de gewenste leerling en start de wizard door op het potloodje te klikken. Het scherm 'Verwerken registratie' verschijnt, druk op de knop Koppelen aan gevonden leerling. Volg vanaf hier de stappen in de wizard.

• Related Articles

• OSO-uitwisseling DigiDoor-Magister

  Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Magister. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

• OSO-uitwisseling DigiDoor-Presentis

  Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Presentis. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

• OSO-uitwisseling DigiDoor-ESIS

  Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kunt u de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met ESIS. Met OSO weet u zeker dat u alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ervoor ...

• Nieuw dossier aanmaken (OSO-ParnasSys)

  In deze instructie wordt uitgelegd hoe u in DigiDoor en/of DigiPlan één of meerdere dossiers vanuit ParnasSys kunt inlezen. Voordat deze instructie gevolgd kan worden moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: uw school moet OSO-gecertificeerd ...

• Export zip-bestand DigiDoor-Somtoday

  Vanuit DigiDoor kunnen diverse onderdelen van het overstapdossier omgezet worden naar een PDF-bestand. Deze verschillende onderdelen kun je 'zippen' (comprimeren) naar één zip-bestand, waarna dit zip-bestand als bijlage kan worden ingelezen in ...