Nieuw dossier aanmaken (OSO-ParnasSys)

Nieuw dossier aanmaken (OSO-ParnasSys)

In deze instructie wordt uitgelegd hoe u in DigiDoor en/of DigiPlan één of meerdere dossiers vanuit ParnasSys kunt inlezen. Voordat deze instructie gevolgd kan worden moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
  1. uw school moet OSO-gecertificeerd zijn;
  2. er moet een mandaat zijn afgegeven voor de koppeling van ParnasSys met DigiDoor/DigiPlan;
  3. het aanleverpunt-volgnummer moet aan ons worden doorgegeven, zodat uw school toegang krijgt tot de OSO-koppeling in DigiDoor. Is dit nog niet het geval neem dan contact op met de Helpdesk van DigiDoor.
U gaat gebruik maken van een binnen-brin uitwisseling. Controleer of de optie Aangesloten op regionaal initiatief op ja staat. Als dit niet het geval is, klik dan op het wijzigingspotlood en vink deze optie aan. Klik vervolgens op opslaan.
Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kunt u gegevens vanuit uw eigen administratiepakket veilig en snel uitwisselen met DigiDoor.
In deze handleiding wordt beschreven hoe u vanuit ParnasSys overstapdossiers in DigiDoor aan kunt maken met behulp van de OSO-koppeling.

Stap 1 - Klaarzetten dossiers in ParnasSys voor overdracht m.b.v. de OSO-koppeling

  1.  Log in bij ParnasSys en ga naar School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten;
   
  2.  Filter bij Overstapdossiers klaarzetten op leerjaar 8 (of groep 8) en druk op de roze button Zoeken;

      

  3.  Selecteer de gewenste leerlingen en klik vervolgens op de knop Zet geselecteerde leerlingen klaar voor
       binnen-instellingscode uitwisseling;

  4.  Bovenin het scherm verschijnt een melding, met een bevestiging van het aantal dossiers dat is klaargezet;

       

Stap 2 - Aanmaken BSN-bestand in ParnasSys voor nieuwe dossiers in DigiDoor/DigiPlan

Info
Voor het in één keer toevoegen van meerdere, nieuw aan te maken leerlingdossiers in DigiDoor/DigiPlan is het noodzakelijk om eenmalig een BSN-bestand aan te maken in ParnasSys. Voor het toevoegen van een individueel dossier is een dergelijk bestand niet nodig.

   1.  Ga in ParnasSys naar de tab Leerling;

  2.  Klik op de button Dynamisch overzicht, onderin het scherm;

      

  3.  Selecteer de benodigde leerlingen en klik op Volgende;

  4.  Ga vervolgens naar de Kolommenkiezer, rechts in het scherm;

      

  5.  Selecteer de volgende items: Leerlingnummer, Achternaam en Voorvoegsel, BSN. U kunt items uit de kolom
      Geselecteerd verwijderen door op de – te klikken. U kunt items aan de kolom Geselecteerd toevoegen
       door in de andere kolom op de + te klikken;

     

  6.  Selecteer vervolgens in het filter het gewenste leerjaar;

     

  7.  Met deze instellingen ziet u nu 3 kolommen. Ga vervolgens naar Exporteren (rechts in het scherm) en
       selecteer het EXCEL-icoontje;

      

  8.  Sla het aangemaakte EXCEL-bestand op.

 

Stap 3 – Toevoegen dossier(s) in DigiDoor/DigiPlan m.b.v. OSO-koppeling

Info
In de vorige stappen heeft u de dossiers klaargezet (stap 1) en een export bestand van de BSN nummers aangemaakt (stap 2). In deze stap gaat u de dossiers in DigiDoor/DigiPlan importeren. Het toevoegen van dossiers in DigiDoor/DigiPlan m.b.v. de OSO-koppeling is alleen mogelijk voor medewerkers met de rol:
  1. PO Applicatiebeheer
  2. PO Administratie
  3. PO Medewerker bovenbouw
  1.  Ga in het menu naar Leerlingen -> Leerlingen. Het volgende scherm verschijnt:

       

  2.  Voor het in één keer toevoegen van meerdere, nieuw aan te maken leerlingdossiers in DigiDoor/DigiPlan
       klikt u op de blauwe button Toevoegen bulk dossiers OSO. Wilt u één dossier aanmaken klik dan op de
       blauwe button Toevoegen dossier OSO;
 
  3.  Het scherm Ophalen OSO-dossier uit administratiepakket verschijnt. Voor het ophalen van een
       OSO-dossier uit uw administratiepakket volgt u het stappenplan;

      
 
  4.  Selecteer bij Stap 1: Bepaal schooljaar het schooljaar waarin de leerlingen de basisschool verlaten en klik
       op de blauwe button Verder, rechtsonder in het scherm;

  5.  U kunt nu bij Stap 2: Selecteren van het bestand met Burgerservicenummer(s) het Excel bestand
       selecteren dat u eerder heeft aangemaakt door op de grijze button Bestand kiezen te klikken. Nadat u
       het bestand heeft geselecteerd klikt u vervolgens op de blauwe button Verder (rechts in het scherm);

      

  6.  Het bestand wordt ingelezen en er verschijnt een lijst met burgerservicenummers en/of namen van
       leerlingen die bij de ingelezen burgerservicenummers horen. Vink de leerlingen aan waarvan u binnen uw
       administratiepakket een dossier heeft klaargezet en klik op de button Verwerk geselecteerde leerlingen;

      

  7.  Onderstaand scherm verschijnt, druk op de blauwe button Doorgaan;

      

  8.  Vervolgens wordt per leerling het dossier vanuit uw administratiepakket opgehaald. Dit kan, afhankelijk van de
       omvang van het bestand, enige tijd in beslag nemen. Als het ophalen in zijn geheel niet is gelukt zal het inlees-
       proces stoppen. Er verschijnt een pop-up scherm met daarin de melding wat de reden is geweest dat er geen
       dossier(s) opgehaald kon(den) worden;

  9.  Als het ophalen is gelukt verschijnt de naam en geboortedatum van de leerling, evenals een groen vinkje in de
       kolom Leerling ID;

      

10.  Door op de blauwe button Verder te klikken komt u bij Stap 5: Selecteer gewenst traject voor leerlingen. 
       U kunt nu kiezen tussen PO-VO (=DigiDoor) of DigiPlan;

      

11.  Selecteer de gewenste leerlingen en klik vervolgens op de blauwe button Verwerk geselecteerde leerlingen,
       rechtsonder in het scherm;

12.  Onderstaand scherm verschijnt, druk op de blauwe button Doorgaan;

       

13.  Bij Stap 6: Bepaal soort dossier kiest u voor Regulier dossier of Extra ondersteuning en vervolgens klikt u
       op de blauwe button Aanmaken dossiers;

      

14.  Het verwerken van de gegevens is voltooid. Het volgende scherm verschijnt en door op de blauwe button
       Verder te klikken komt u weer terug in het scherm Overzicht leerlingen;

        
 
 



    • Related Articles

    • Nieuw dossier aanmaken (OSO-ESIS)

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je gegevens vanuit ESIS veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. In deze handleiding wordt beschreven hoe je in ESIS de OSO-dossiers klaarzet voor de overdracht naar DigiDoor en hoe je deze vervolgens in ...

    • Bestaand dossier bijwerken (OSO-ParnasSys)

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je gegevens vanuit ParnasSys veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. In deze handleiding wordt beschreven hoe je in ParnasSys de OSO-dossiers klaarzet voor de overdracht naar DigiDoor en hoe je deze ...

    • Bestaand dossier bijwerken (OSO-ESIS)

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je gegevens vanuit het administratiepakket veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. In deze handleiding wordt beschreven hoe je gegevens uit ESIS, zoals toetsresultaten of schooladviezen, aan bestaande ...

    • OSO-uitwisseling DigiDoor-Magister

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Magister. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

    • OSO-uitwisseling DigiDoor-Somtoday

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Somtoday. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...