Dossierverwerking VO - 3 routes

Dossierverwerking VO - 3 routes

In de overstapmodule van DigiDoor kan de vo-school uit drie routes kiezen om het overstapdossier te verwerken: 


Toelichting:
claimen = het ophalen van een dossier uit de omgeving van de basisschool;
exporteren LAS = uitwisseling van het OSO-dossier vanuit DigiDoor naar het eigen administratiepakket;
behandelen =  de inhoudelijke behandeling van het dossier door een medewerker van de vo-school;
loskoppelen = dossier wordt verwijderd uit de omgeving van de vo-school en staat weer klaar bij de basisschool;
inschrijven = leerling is ingeschreven op de vo-school en dit wordt geregistreerd in het LAS en in DigiDoor;
plaatsen = de leerling wordt in DigiDoor in een opleiding en/of klas geplaatst.

Route 1 - Basis 

  1. De vo-school claimt het overstapdossier in DigiDoor;
  2. Het geclaimde dossier wordt automatisch opgenomen n het overzicht van alle geclaimde dossiers
  3. Als de leerling niet wordt ingeschreven, ontkoppelt de VO-school het dossier
  4. De vo-school wisselt de dossiers m.b.v. OSO uit met het eigen administratiepakket
  5. Als de leerling wel wordt ingeschreven, dan bevestigt de vo-school dit in DigiDoor
Waarom kiezen voor deze route?
Dit scenario is geschikt voor een vo-school die er de voorkeur aan geeft om de administratieve verwerking, waaronder de inhoudelijke behandeling van de dossiers, in het administratiepakket van de school zelf te realiseren. Dit vraagt minder handelingen van medewerkers in DigiDoor. Tevens worden er minder rollen gebruikt, waardoor het aantal medewerkers dat zich met de verwerking in DigiDoor bezighoudt kan worden beperkt.

Benodigde rollen:
VO Applicatiebeheer
VO Administratie

Route 2 - Basis Plus

  1. De vo-school claimt het overstapdossier in DigiDoor
  2. Het geclaimde dossier wordt automatisch opgenomen in het overzicht van alle geclaimde dossiers
  3. Het dossier wordt in DigiDoor in behandeling genomen
  4. Als de leerling niet wordt ingeschreven, ontkoppelt de VO-school het dossier
  5. De vo-school wisselt de dossiers m.b.v. OSO uit met het eigen administratiepakket
Waarom kiezen voor deze route?
Omdat in deze route ook het behandelen van de dossiers in DigiDoor plaatsvindt, heeft de gebruiker zicht op het complete overstapproces tot aan de besluitvorming. Zo is voor alle betrokkenen duidelijk wat er al is gedaan en wat er nog moet gebeuren. Omdat de uitwisseling met het administratiepakket na de besluitvorming plaatsvindt, wordt dit niet “vervuild” met dossiers van leerlingen die uiteindelijk niet op de betreffende VO-school worden ingeschreven. In vergelijking met de Basis-route wordt de rol VO Dossierbehandelaar toegevoegd. Dit stelt de VO-school in de gelegenheid om de taken over meerdere rollen (en dus medewerkers) te verdelen.

Benodigde rollen:
VO Applicatiebeheer
VO Administratie
VO Dossierbehandelaar

Route 3 - Uitgebreid

  1. De vo-school claimt het overstapdossier in DigiDoor
  2. Het geclaimde dossier wordt automatisch opgenomen in het overzicht van alle geclaimde dossiers
  3. Het dossier wordt in DigiDoor in behandeling genomen
  4. Als de leerling niet wordt ingeschreven, ontkoppelt de VO-school het dossier
  5. De vo-school plaatst de ingeschreven leerlingen in DigiDoor vervolgens in de juiste opleiding en/of klas
  6. De vo-school wisselt de dossiers m.b.v. OSO uit met het eigen administratiepakket
Waarom kiezen voor deze route?
Deze route is geschikt voor een vo-school die het gehele overstapproces, inclusief alle communicatie tussen de medewerkers en afdelingen, in DigiDoor wil realiseren. Hiermee wordt voorkomen dat er binnen de school met verschillende systemen/lijsten/bestanden moet worden gewerkt, waarvan het ook maar de vraag is of de status daarvan steeds actueel is. Omdat de uitwisseling met het administratiepakket na de plaatsing plaatsvindt wordt er een zeer compleet pakket overgezet, waardoor er minder handelingen in het LAS nodig zijn.

Benodigde rollen:
VO Applicatiebeheer
VO Administratie
VO Dossierbehandelaar
VO Plaatsing

    • Related Articles

    • Overstapdossier behandelen

      Zodra de VO-school een aanmeldformulier heeft ontvangen, kan het dossier van de betreffende leerling worden geclaimd en in behandeling worden genomen. Voorwaarde is wel dat het dossier door de basisschool is voltooid. Nog niet voltooide dossiers ...

    • OSO | DigiDoor-Presentis

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Presentis. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

    • OSO | DigiDoor-Magister

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Magister. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

    • Aanmaken dossier | OSO-ESIS

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je vanuit ParnasSys gegevens veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. In deze handleiding wordt beschreven hoe je gegevens aan bestaande overstapdossiers in DigiDoor kunt toevoegen. Voorwaarde • jouw school ...

    • Bijwerken dossier | OSO-ESIS

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je vanuit ESIS gegevens veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. In deze handleiding wordt beschreven hoe je gegevens aan bestaande overstapdossiers in DigiDoor kunt toevoegen. Stap 1 - OSO-dossier ...