Verwerken dossiers door vo - 3 routes (VO)

Verwerken dossiers door vo - 3 routes (VO)

In de overstapmodule van DigiDoor kan de vo-school uit drie routes kiezen om het overstapdossier te verwerken: 

Route

Claimen

OSO export LAS

Behandelen

Loskoppelen

Inschrijven

Plaatsen

1. Basis

V

V

X

V

V

X

2. Basis Plus

V

V

V

V

V

X

3. Uitgebreid 

V

V

V

V

V

V


Toelichting:
Claimen = het ophalen van een dossier uit de omgeving van de basisschool;
OSO-export LAS = uitwisseling van het OSO-dossier vanuit DigiDoor naar het eigen administratiepakket;
Behandelen =  de inhoudelijke behandeling van het dossier door een medewerker van de vo-school;
Loskoppelen = het verwijderen van het dossier uit de eigen DigiDoor-omgeving (= tevens het teruggeven van het dossier aan de betreffende basisschool);
Inschrijven = leerling is ingeschreven op de vo-school en dit wordt geregistreerd in zowel het eigen administratiepakket als in DigiDoor;
Plaatsen = de leerling wordt in DigiDoor aan een opleiding en/of klas geplaatst.

Route 1 - Basis 

  1. De vo-school claimt het overstapdossier in DigiDoor;
  2. Het geclaimde dossier wordt automatisch opgenomen in het overzicht van alle geclaimde dossiers;
  3. Als de leerling niet wordt ingeschreven, ontkoppelt de VO-school het dossier;
  4. De vo-school wisselt de dossiers m.b.v. OSO uit met het eigen administratiepakket;
  5. Als de leerling wel wordt ingeschreven, dan bevestigt de vo-school dit in DigiDoor.

Waarom kiezen voor deze route?
Dit scenario is geschikt voor een vo-school die er de voorkeur aan geeft om de administratieve verwerking, waaronder de inhoudelijke behandeling van de dossiers, in het administratiepakket van de school zelf te realiseren. Dit vraagt minder handelingen van medewerkers in DigiDoor. Tevens worden er minder rollen gebruikt, waardoor het aantal medewerkers dat zich met de verwerking in DigiDoor bezighoudt kan worden beperkt.

Benodigde rollen:
VO Applicatiebeheer
VO Administratie

Handleidingen:

Route 2 - Basis Plus

  1. De vo-school claimt het overstapdossier in DigiDoor;
  2. Het geclaimde dossier wordt automatisch opgenomen in het overzicht van alle geclaimde dossiers;
  3. Het dossier wordt in DigiDoor in behandeling genomen;
  4. Als de leerling niet wordt ingeschreven, ontkoppelt de VO-school het dossier;
  5. De vo-school wisselt de dossiers m.b.v. OSO uit met het eigen administratiepakket;

Waarom kiezen voor deze route?
Omdat in deze route ook het behandelen van de dossiers in DigiDoor plaatsvindt, heeft de gebruiker zicht op het complete overstapproces tot aan de besluitvorming. Zo is voor alle betrokkenen duidelijk wat er al is gedaan en wat er nog moet gebeuren. Omdat de uitwisseling met het administratiepakket na de besluitvorming plaatsvindt, wordt dit niet “vervuild” met dossiers van leerlingen die uiteindelijk niet op de betreffende VO-school worden ingeschreven. In vergelijking met de Basis-route wordt de rol VO Dossierbehandelaar toegevoegd. Dit stelt de VO-school in de gelegenheid om de taken over meerdere rollen (en dus medewerkers) te verdelen.

Benodigde rollen:
VO Applicatiebeheer
VO Administratie
VO Dossierbehandelaar

Route 3 - Uitgebreid

  1. De vo-school  claimt het overstapdossier in DigiDoor;
  2. Het geclaimde dossier wordt automatisch opgenomen in het overzicht van alle geclaimde dossiers;
  3. Het dossier wordt in DigiDoor in behandeling genomen;
  4. Als de leerling niet wordt ingeschreven, ontkoppelt de VO-school het dossier;
  5. De vo-school plaatst de ingeschreven leerlingen in DigiDoor vervolgens in de juiste opleiding en of klas;
  6. De vo-school wisselt de dossiers m.b.v. OSO uit met het eigen administratiepakket;

Waarom kiezen voor deze route?
Deze route is geschikt voor een vo-school die het gehele overstapproces, inclusief alle communicatie tussen de medewerkers en afdelingen, in DigiDoor wil realiseren. Hiermee wordt voorkomen dat er binnen de school met verschillende systemen/lijsten/bestanden moet worden gewerkt, waarvan het ook maar de vraag is of de status daarvan steeds actueel is. Omdat de uitwisseling met het administratiepakket na de plaatsing plaatsvindt wordt er een zeer compleet pakket overgezet, waardoor er minder handelingen in het LAS nodig zijn.

Benodigde rollen:
VO Applicatiebeheer
VO Administratie
VO Dossierbehandelaar
VO Plaatsing

    • Related Articles

    • Overstapdossier behandelen

      Zodra de VO-school een aanmeldformulier heeft ontvangen, kan het dossier van de betreffende leerling worden geclaimd en in behandeling worden genomen. Voorwaarde is wel dat het dossier door de basisschool is voltooid. Nog niet voltooide dossiers ...

    • OSO-uitwisseling DigiDoor-Presentis

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Presentis. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

    • OSO-uitwisseling DigiDoor-Magister

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met Magister. Met OSO weet je zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ...

    • Nieuw dossier aanmaken (OSO-ESIS)

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kun je gegevens vanuit ESIS veilig en snel uitwisselen met DigiDoor. In deze handleiding wordt beschreven hoe je in ESIS de OSO-dossiers klaarzet voor de overdracht naar DigiDoor en hoe je deze vervolgens in ...

    • OSO-uitwisseling DigiDoor-ESIS

      Met de Overstapservice Onderwijs (OSO) kunt u de dossiers, die door de basisschool in DigiDoor zijn klaargezet, veilig en snel uitwisselen met ESIS. Met OSO weet u zeker dat u alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt. Ook zorgt OSO ervoor ...